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這15種文件,HR千萬不可忽略
作者:張倩茹 時間:2017-11-28 閱讀:808次

很多勞動爭議,大都由于HR沒有做好日常的文件保管,以至于因為缺乏重要的證據而讓企業陷入被動。那么,從員工的入職到離職,有哪些文件是HR必須妥善保管又或者重點收集的呢?

1《入職登記表》

《入職登記表》是新進員工填寫的一份最基本的文書資料,本意在于了解員工的一些基本情況。

很多HR覺得這份表格不過是員工的一個入職必需的流程,往往不太上心,流于形式。但其實,通過這份表格,收集全面的員工信息,能夠有效地幫助企業規避用工風險。

比如,很多企業的錄用條件約定或勞動紀律中都有一條,如果發現員工的應聘或入職材料中存有虛假信息,屬于嚴重違紀,企業有權單方解除勞動合同而不支付經濟補償。那么,在收集員工的違紀事實時,員工親筆簽字的《入職登記表》往往是一份非常關鍵和直接的證據,因為上面清晰地記錄了員工的教育經歷、工作經歷以及其他信息。

讓每一位新進員工親自填寫《入職登記表》,內容應當涵蓋員工的年齡、性別、教育經歷、工作經歷、健康信息、累計工作年限,與前工作單位的關系解除情況或競業限制約定情況等。

2《勞動合同》

《勞動合同》在員工關系管理過程中的重要性已經不需要重申了,它涉及員工在勞動關系存續期間的很多切身利益的約定,比如工作時間,比如工作崗位,比如勞動報酬等等,這些信息的約定對于處理其他勞動爭議有著關鍵的證明作用,而簽訂《勞動合同》,本身也是企業的法定義務。

企業應當在員工入職一個月內與其簽訂《勞動合同》,并應確保《勞動合同》內容涵蓋法律規定的九項必備條款。

3《勞動合同領取簽收表》

由于未簽勞動合同存有雙倍工資的支付風險,企業對勞動合同的簽訂一般都非常重視。但是,卻時常忽略一些潛在的風險。比如,勞動合同保管不當、企業搬遷導致合同遺失等等。一旦因此發生勞動糾紛,一份《勞動合同領取簽收表》就能夠輕而易舉地讓員工聲稱未簽合同的謊言不攻自破。

在向員工發放勞動合同的同時,應讓員工同時簽收《勞動合同領取簽收表》,內容應當涵蓋員工的姓名、身份證號碼、勞動合同期限、領取日期和簽名等。

4、《試用期錄用條件確認書》

《勞動合同法》第三十九條規定,勞動者在試用期間被證明不符合錄用條件的,用人單位可以解除勞動合同。這意味著,企業要在試用期內解除員工,不僅要證明員工無法通過試用期考核,還要確保員工對錄用條件的知情權。即企業和員工在簽訂勞動合同時,應當同時告知員工相關的錄用條件及考核辦法。否則,該解除違法。

在和員工簽署勞動合同時,應同時向員工具體說明相關的錄用條件,并讓員工簽字確認知曉錄用條件的內容并愿意遵守。

5、《員工手冊簽閱單》

員工手冊作為企業內部的法律,小到日常管理,大到違紀解除,其作用不可小覷。但是,如果企業不能證明自己已經在事先將員工手冊的內容告知過員工,則該制度并不對員工產生約束力,且不能作為管理員工或解除員工的參考依據。因此,讓員工確認簽收員工手冊,意義重大。

員工入職時、制度新發布、制度修訂后,都應當及時將內容告知員工,并做好簽收工作,必要的時候,還應當輔以培訓、考試等方式加強這方面的證據收集。

6、《勞動合同變更協議》

大多數企業在調崗的時候,都會事先和員工進行商談,達成一致后再將員工安排到新崗。但是,有些員工在新崗工作一段時間后,會覺得不合適,要求調回原崗,此時,如果企業沒有證據證明員工的崗位已經做了調整,就很容易發生扯皮的現象。而如果雙方事先簽有勞動合同變更協議,問題就迎刃而解。

凡是與員工個人切身利益有關的重要事項進行調整時,都要及時和員工簽訂勞動合同變更協議,將相關調整情況作好書面約定,這些情況包括但不僅限于工作時間、工作地點、勞動報酬、工作崗位、工作內容的變化。

7、《崗位職責說明書》

崗位職責,即員工所在崗位需要完成的工作內容及應當承擔的責任范圍。如果對這些內容在事先沒有進行具體說明或約定,那么,如何定義員工不勝任工作就沒有了前提條件,如何判定員工是否不服從工作安排或拒不執行工作職責就沒有了直接依據,甚至于也無法判定員工是否存在失職行為。因此,一份員工確認的《崗位職責說明書》是員工上任時應當準備的必要文件。

新員工入職或者調入新崗時,企業應當向員工如實說明該崗位的工作內容、工作要求及考核標準,并應當做好員工的書面確認工作。

8、《工資單》

工資單是很容易被忽視的文件,許多HR都覺得,只要工資按月通過銀行轉賬發放到員工的工資卡中,就沒必要讓員工一一簽字確認了。即使發生爭議,企業也有流水單可以作為證據。

但實際上,與勞動報酬有關的爭議,比如加班工資、年休假工資、高溫津貼等等,都與工資構成密不可分,而企業要證明自己沒有過錯,就需要通過工資的具體構成來進行說明,因此,讓員工確認工資單,就同時完成了員工對該月工資數額及工資構成的認可,一旦發生爭議,就能為企業避免因為舉證不利而面臨不應有的賠付風險。

企業應當在發放工資的同時,讓員工按月簽署工資單,同時,還可以讓員工確認當月工資是否已經足額結算。

9、《勞動合同續簽意向書》

勞動合同到期終止,企業或勞動者的續簽意向是判定企業是否需要向員工支付終止勞動合同經濟補償的直接依據。因此,保留員工的續簽意向,將有效避免日后不必要的勞動糾紛。

在勞動合同到期前,企業在征詢員工續簽意向時,應通過書面形式,尤其是在員工對企業提出的續簽意見持消極態度時,要及時使員工通過書面確定自己的續簽意向,而不能一味任由員工拖延。

10、《病假申請書》

員工患病或非因工負傷,在醫療期內企業的很多權利受到限制,比如特定情形下不得解除勞動合同,不得到期終止合同等等。因此,員工醫療期的計算就成了HR的重要工作之一。全國除上海市外的其他地區,其醫療期的計算在跨越醫療期統計周期外時,是要清零重新計算的,這樣一來,員工的首次病休時間就顯得非常重要,不同的起算時間,會直接影響員工一次性病休的醫療期長短。

企業應當注意員工每一次病假申請記錄及其相關診斷證明、考勤記錄等資料的保存,在有條件的情況下,還應為員工建立醫療期臺賬,減少醫療期計算的糾紛。

11、《辭職信》

一般情況下,員工主動提出離職,企業正常辦理手續是不會發生勞動爭議的。但是,現實中,時常會出現這樣的情況,員工直接和上司口頭談辭職,并談好離職日期,之后上司就安排HR著手招聘,跟著,人招來了,但是員工反悔不走了。若當時沒有及時讓員工補交辭職信,就真拿員工沒辦法了。

員工如果提出離職意向,必須要求員工提交書面的辭職信,否則,應及時告知員工公司不認可員工的離職要求。

12、《解除或終止勞動合同通知書》

企業單方要和員工結束勞動合同關系的唯一方式就是向員工發出解除或終止勞動合同通知書。通知發出的時間點決定著企業是否需要向員工發放代通知金,通知上的解除或終止原因則決定著企業是否要向員工支付經濟補償。

企業擬向員工單方提出解除或終止意向時,應向員工書面發出《解除或終止勞動合同通知書》,同時應確保通知書送達員工。

13、《協商解除或終止勞動合同協議書》

協商解除能夠幫助企業省卻不少解除流程,免除企業的法律風險,因而是企業最常用的解除方式。但是,如果企業和員工就解除口頭達成了一致,卻沒有形成書面協議,勢必會給企業留下很大的法律隱患。

企業和員工協商解除或協商終止的時候,一定要簽訂書面的《協商解除或終止勞動合同協議書》,將解除時間、補償金的支付、解決的爭議等問題明確,以免后患。

14、《離職交接單》

員工離職時,如果沒有認真辦理工作及財物交接,可能會給企業帶來一定的損失,員工沒有進行工作交接,企業有權拒付經濟補償。因此,妥善整理一份《離職交接單》,不僅能夠幫助企業做好銜接過渡工作,也是企業日后追討損失、拒付經濟補償的重要憑證。

企業應當完善內部的離職手續辦理流程,要求員工嚴格按照規定辦理離職交接手續,填妥《離職交接單》。

15、《競業限制義務履行通知》

對于企業的一些關鍵崗位的人員,企業往往都能記得也很重視在其入職時與之簽訂競業限制協議。但是,在這些人員離職的時候,對于是否要求他們履行競業限制義務,卻時常被忽略。如果企業在員工在職期間與之簽訂了競業限制協議,在員工離職時應當明確是否需要員工履行競業限制義務,否則,在企業沒有明示,而員工又主動履行了競業限制義務的情況下,員工可以反過來要求企業支付競業限制補償。

對于企業與其簽訂競業限制義務的員工,在員工離職時企業應當書面通知員工是否需要其按照約定履行競業限制義務。

除上述十五份文件外,還有很多文件都需要HR予以重視,如違紀處理單、解除勞動合同證明書、保密協議、服務期協議等。總而言之,企業的HR應當時常提醒自己樹立證據意識,在日常員工關系管理過程中,要善于收集證據,妥善保管證據,并幫助企業建立一個健全的內部操作規程,以避免不必要的勞動糾紛和法律風險。


來源:《人力資源雜志》
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